Bij het zoeken naar een goede boekhouder/financieel adviseur maken freelancers verschillende keuzes. Je eigen deskundigheid en interesse in de materie bepalen welke diensten je de boekhouder laat verrichten. We laten enkele freelancers aan het woord.

Online boekhoudservice

Erno Hannink helpt bedrijven bij het realiseren van hun groeiscenario.

Excelsheets

“Van mijn boekhouding houd ik het grootste deel bij in excelsheets. Ook de winst- en verliesrekening maak ik zelf. Dat is niet zo moeilijk hoor: het gaat prima in een eenvoudige spreadsheet. Het vraagt vooral om discipline: elke factuur, bijvoorbeeld, moet je netjes inboeken. Het werken op deze manier is natuurlijk minder efficiënt als je heel veel facturen per maand verstuurt. Dan is het handiger om administratiesoftware te hebben, waarin je niet steeds handmatig facturen hoeft te maken.”

Online boekhoudservice

“Ik denk erover om in de toekomst gebruik te maken van een online boekhoudservice. Je voert daarbij zelf online je boekhouding in. De boekhouders controleert deze dan op fouten. Dit is een relatief goedkope oplossing voor het uitbesteden van boekhouding. Je doet namelijk een groot deel van het werk zelf. En het geeft een veilig gevoel dat er een deskundige boekhouder meekijkt. Ik heb al een gesprek gehad met zo’n partij en daaruit kwam dat deze dienst voor mij voorlopig nog niet nodig is. Ik bleek mijn zaken goed op orde te hebben en heb bovendien geen complexe boekhouding. Ze zouden dus momenteel weinig werk aan me hebben. En vanwege de inrichtingskosten en abonnementskosten is zo’n boekhoudservice dan minder rendabel.”

Hoe kom je aan je boekhouder?

“Ik zit in het netwerk Jong MKB Liemers-Achterhoek. Jong MKB- zit in heel Nederland met regionale netwerken. Je kunt daarvan lid worden als je onderneming jonger is dan zeven jaar. Je doet er veel contacten op en wisselt er ervaring uit met andere ondernemers. Zodoende heb ik bij deze vereniging de directeur van de online boekhoudservice leren kennen.”

Wat raad je freelancers aan?

“Ik zou beginnende freelancers aanraden (behalve de grote chaoten) om hun eigen boekhouding te doen. Het geeft je namelijk inzicht in financiële bedrijfsvoering. Je raakt vertrouwd met de principes en daarnaast geeft het je een praktisch voordeel: je weet op elk moment hoe je er financieel voor staat. Pas als je voldoende boekhoudkundig inzicht hebt, kun je de boekhouding uitbesteden. Tegen die tijd loopt je zaak hopelijk ook zo goed, dat je minder tijd hebt voor je boekhouding.”

Gespecialiseerd in artiestenvak

Pauline de Wilde is freelance actrice en presentatrice voor televisie en in het bedrijfsleven (ze presenteerde onder meer de nieuwsrubriek van Goedemorgen Nederland en NSE Nieuws). Daarnaast is ze mede-oprichter van het bureau Actors in Action.

Wat doet je boekhouder voor je?

“Ik ben niet zo geïnteresseerd in boekhouding en besteed die dus graag uit. Mijn boekhouder doet alle aangiftes, zowel van de btw als de inkomstenbelasting. Het enige wat ik hoef te doen, is het aanleveren van mijn bonnen. Nee, niet in een schoenendoos, ik doe ze keurig achter mijn bankafschriften. Verder vraag ik mijn boekhouder vaak om advies. Bijvoorbeeld of een opdracht is vrijgesteld van btw. Ik ontvang van hem regelmatig een nieuwsbrief. Die komt in een mapje in mijn computer: ‘nog lezen’. Ik moet bekennen dat dat er wel eens bij inschiet... Maar nu de btw-wetgeving voor het geven van trainingen zal veranderen, moet ik me hier wel in verdiepen.

Hoe kom je aan je boekhouder?

“Toen ik begon als freelancer deed ik de administratie met hulp van mijn neef. Toen die een keer op vakantie was, moest ik het zelf doen. Dat ging fout en ik kreeg de Belastingdienst achter mijn broek aan. Ik dacht: dit nooit meer. Via Vers, de vereniging van Nieuwe Film- en Televisiemakers, ben ik in contact gekomen met mijn huidige boekhouder. Ik heb eerst een kennismakingsgesprek gehad. Dat klikte: mijn boekhouder heeft humor en is betrokken. En het belangrijkste: hij weet veel van het artiestenvak. Daarin gaat het er namelijk net even anders aan toe dan bij andere freelance beroepsgroepen. Omdat we ook zakelijk wat voor elkaar kunnen betekenen, heb ik een mooie financiële deal met hem. Voor de service die ik krijg, zou ik normaal gesproken ongeveer tachtig euro per maand betalen. Het bedrag dat ik maandelijks aan mijn boekhouding kwijt ben, is dus iets lager.”

Wat raad je freelancers aan?

“Als je twijfelt of je het heel precies bij gaat houden, de kennis hebt en of je het leuk genoeg vindt, zou ik de boekhouding uitbesteden. Het risico is anders te groot dat je slordig wordt en fouten maakt.”

Accountant voor controle

Eduard van Diepen is freelance organisatieadviseur.

Wat doet je accountant voor jou?

"De btw-aangifte doe ik zelf. Ik laat mijn jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting verzorgen door mijn accountant, maar doe zelf eerst de voorbereiding met het aangifteprogramma van de Belastingdienst. Ik stuur mijn accountant de relevante rapportages per pdf-file. Hij controleert de cijfers, en voert deze in in zijn eigen boekhoudprogramma. Een keer had ik een klein typfoutje gemaakt, daar kwam de accountant meteen achter. Ook zorgt hij ervoor dat aftrekposten optimaal benut worden. Bijvoorbeeld het schuiven van aftrekposten tussen mij en mijn partner. Op dat punt is voordeel te halen en daar is mijn accountant beter van op de hoogte dan ik. Per jaar ben ik ongeveerd driehonderd euro kwijt aan mijn accountant.”

Hoe kom je aan je accountant?

“Ik kende een accountant uit mijn periode in loondienst. Het is een zelfstandig bureau, dat dus niet is aangesloten bij een keten zoals KPMG. Het bureau zit in Den Bosch, terwijl ik zelf gevestigd ben in Nijmegen. Dit is geen probleem, want we kennen elkaar en kunnen prima het contact onderhouden per telefoon en e-mail.

Als je geen boekhouder kent, zou ik een paar kandidaten bellen die in de buurt gevestigd zijn. Maak een afspraak en kijk of het klikt. Het is belangrijk om een goede vertrouwensband te ontwikkelen met een financieel adviseur. Inventariseer ook welke diensten de boekhouder in gedachten heeft en of die aansluiten bij wat jij wilt. Sommige accountants staan er bijvoorbeeld op om naast de aangifte inkomstenbelasting, ook de aangifte omzetbelasting (btw) verzorgen. Een andere accountant zal het prima vinden dat je de btw zelf doet. En weer andere accountants vinden het niet erg om een schoenendoos met bonnen in ontvangst te nemen. Als er maar duidelijkheid is over wat beide partijen van elkaar verlangen.”

Wat raad je beginnende freelancers aan?

"Als je niet zoveel feeling hebt voor cijfers en bedrijfseconomie, kun je de boekhouding het beste uitbesteden en de aangiftes laten doen door de accountant. Wel vind ik dat het kennen en interpreteren van je cijfers eigenlijk bij het ondernemerschap hoort. Eventueel kun je uit boeken en van internet voldoende informatie halen. Voor mijzelf is automatisering een beetje een hobby. Ik vind het dan ook niet erg om in een verloren uurtje mijn administratie te doen. En het geeft een kick als het allemaal kloppend is."

De naam Eduard van Diepen is op verzoek van betrokkene gefingeerd.