De planningscyclus biedt houvast tijdens het plannen van projecten. Zoals je ziet, vindt de eigenlijke uitvoering van het project pas plaats als zesde stap. Neem je als freelancer externe projecten aan voor opdrachtgevers, dan is het raadzaam om de gehele planningscyclus te doorlopen en je verder te verdiepen in de verschillende stappen.

Voor het maken van een goede planning voor je eigen onderneming, neem je de volgende stappen:

• Analyseer de huidige situatie: waar sta je?
• Bepaal de doelen: waar wil je naar toe?
• Verken de uitvoeringsmogelijkheden: hoe ga je dat doen?
• Maak een gedetailleerd plan: hoe voer je de gekozen werkwijze uit?
• Evalueer het plan.

1. Analyseer de huidige situatie

Je planning geeft je op korte termijn inzicht in wat je te doen staat, en op lange termijn helpt het je doelen beter en sneller te realiseren. Voordat je doelstellingen formuleert, analyseer je eerst je kansen: je onderzoekt je huidige positie en gaat na wat je kunt doen om deze te verbeteren.

Dit doe je bijvoorbeeld met behulp van een SWOT-analyse, waarbij je nagaat:

• Wat zijn mijn sterke punten?
• Wat zijn mijn zwakke punten?
• Welke kansen doen zich voor op de markt?
• Welke bedreigingen dienen zich aan?

Het is gebruikelijk de SWOT-analyse weer te geven als een matrix met vier vakken:

Een kans maakt gebruik van je sterke punten. Ga na of je je zwakke punten kunt verbeteren of compenseren.

2. Bepaal de doelen

Met het definiëren van doelstellingen scherp je de focus van je plan aan. Zo voorkom je dat je op een zijspoor belandt. Doelstellingen worden vaak vaag en vrijblijvend geformuleerd als wensen, intenties, of goede voornemens. Met behulp van de SMART-formule kun je doelstellingen concreet maken. SMART staat voor:

Specifiek
Meetbaar
Acceptabel
Realistisch
Tijdgebonden

Vind je het moeilijk om je doelen te bepalen? Stel jezelf dan de volgende vragen:

• Wat wil ik bereiken in de toekomst?
• Welk voordeel wil ik mijn klanten geven?
• Welke tegenprestatie zoek ik?
• Welke standaarden streef ik na?
• In welke waarden geloof ik en in welke gelooft mijn organisatie?

3. Verken de uitvoeringsmogelijkheden

Het is verleidelijk om het eerste idee dat in je opkomt meteen aan te grijpen, maar denk eens langer na. Zo kom je vast op minder voor de hand liggende mogelijkheden, en verrassende en efficiënte oplossingen.

4. Maak een gedetailleerd plan

Volgens het Paretoprincipe levert 20 procent van de tijdsbesteding 80 procent van het resultaat op.

Dit is de meest ingrijpende en tijdrovende stap tijdens de voorbereiding. De gekozen werkwijze ga je zo gedetailleerd mogelijk uitwerken in een planning. Je begint met prioriteiten stellen. Dit kun je doen aan de hand van twee vragen:

• Zijn de werkzaamheden belangrijk of niet?
• Zijn de werkzaamheden urgent of niet?

Vervolgens werk je de meest efficiënte en effectieve manier uit om de doelen die je geformuleerd hebt te halen. Je werk analyseren en faseren en het precies inschatten van de tijd die je voor elke activiteit nodig hebt, zijn daarbij onmisbaar. Deze stap resulteert in een plan van aanpak of een actieplan met activiteitenlijst. Daarin staat minimaal wat je gaat doen, wanneer je het gaat doen en hoe je het gaat doen. Je kunt de actielijst uitbreiden voor grotere organisatorische projecten met wie het gaat doen en wat het gaat kosten.

Heb je moeite met het inschatten van tijd? Het nauwkeurig registreren van de tijd die je aan verschillende taken besteedt, helpt je in de toekomst een goede tijdschatting te maken. Daarnaast geeft een gedetailleerde urenregistratie inzicht in je eigen rendement en dat maakt het eenvoudiger om je prioriteiten te stellen.

5. Evalueer het plan

Tips bij de organisatie van het werk:
·Stel een actielijst per dag en per week op.
·Maak gebruik van een planbord.
·Zorg voor een goede fysieke administratie.
·Gebruik memoblokken: leg ze naast de telefoon.
·Bouw een archief op.
·Maak goed gebruik van je (elektronische) agenda.
·Orden je post: maak een systeem voor zowel je papieren als digitale post. 

Zoals je in de planningscyclus ziet, staat er bij de evaluatie van het plan ook een pijl terug naar boven. Als het hele plan uitgewerkt is, moet je nog een keer stilstaan bij de relevantie. Is het de moeite waard om het plan echt uit te voeren? Durf je conclusies te trekken! Als een plan niet lucratief is, ga je terug naar een eerdere stap in de planningcyclus of verlaat het plan helemaal. Sta je helemaal achter het plan? Dan op naar de volgende stap: de uitvoering.

De slotoefening van deze training: doorloop de beschreven vijf stappen van de planningscyclus en maak een goede planning voor jezelf, op basis van jouw doelen, mogelijkheden, prioriteiten en besteedbare tijd. Succes!

Aanbevolen websites

• Op Leren.nl leer je waar je allemaal rekening mee moet houden als je binnen een organisatie (kleine) projecten goed wilt plannen en organiseren.
• Op Carrièretijger staat een uitgebreid artikel over de persoonlijke SWOT-analyse.  

Bron

• Dam, N.H.M. van & Marcus, J.A. (1995). Een praktijkgerichte benadering van organisatie en management. Stenfert Kroese.

Auteur: Irene Koot