Plannen, wat is het precies?

Opgeruimd staat netjes!
Welke van de dingen op je bureau heb je echt nodig bij je werkzaamheden? Veel spullen op en rond je bureau heb je niet constant nodig en zorgen alleen maar voor afleiding. Zet boeken in een kast, ruim documenten op in ordners en stop alle pennen, potloden en gummen in een doos of pennenbak. Moeilijk? Loop eens binnen bij een warenhuis of kantoorvakhandel en zie wat er allemaal te koop is om je werkplek te organiseren. Kleine investeringen kunnen je een hoop tijd besparen! 

Plannen doen we allemaal: in agenda's, tijdens gesprekken, uitgeschreven op papier of ingevoerd op de pc. Maar plannen is meer dan het noteren van je afspraken met anderen. De definitie binnen het vakgebied van organisatie en management luidt:

"Het op een zodanige wijze afstemmen van primaire en secundaire processen dat de gestelde doelen worden behaald. Planning heeft betrekking op de inzet van mensen, middelen en de benutting van tijd."

Kun je daar iets mee als freelancer? Jazeker! Denk bij de primaire processen aan alle activiteiten die rechtstreeks een bijdrage leveren aan het tot stand komen van je product of dienst: voor vormgevers is dat het maken van een ontwerp, voor journalisten het schrijven van een tekst, voor accountants het doen van een belastingaangifte enzovoorts. Secundaire processen zijn de ondersteunende processen, bijvoorbeeld het voeren van je administratie. Bij de inzet van mensen kun je denken aan jezelf; je middelen zijn je computer en de benutting van tijd is je urenregistratie. Ben je freelance projectleider of op een andere manier betrokken bij een organisatie? Dan kun je de inzet van mensen, middelen en de benutting van tijd nog veel verder doorvoeren.

In voorgaande oefeningen heb je stilgestaan bij je eigen planning en organisatie. Om meer werk te kunnen voltooien, is het heel goed om dit regelmatig te doen. De eerste vraag in deze training was: Waar begin je mee? Hierop heb je drie activiteiten benoemd waarmee jij een drukke werkweek start.

Leg deze antwoorden nu naast de weekplanning uit voorgaande oefening:

· Komen de eerste drie activiteiten nog overeen?

· Welke conclusie(s) kun je hieruit trekken?

Bepaalde gebeurtenissen kunnen je werkzaamheden onderbreken, bijvoorbeeld onverwachte vragen van opdrachtgevers. Je hebt geen invloed op het belgedrag van anderen, maar wel op je eigen planning.

Kijk nog eens naar op de antwoorden uit de case en vraag jezelf het volgende af:

· Ben je goed voorbereid op je werkzaamheden?

· Heb je inzicht in de verwachtingen en planning van je opdrachtgever(s)?

· Ben je goed genoeg georganiseerd om snel informatie terug te kunnen vinden?

· Hoe kun je zorgen dat onverwachte gebeurtenissen je planning niet in de war brengen? 

Niet de opdrachtgever of de hoeveelheid opdrachten bepalen je planning: jij hebt als enige de controle over je werk en de planning van je werkzaamheden.

Inspiratie

Helaas is niet alles in te plannen. Inspiratie heb je, of niet. Blijf in het laatste geval niet krampachtig doorwerken, maar neem een pauze of ga door met iets anders. Maak ruimte voor inspiratie. Verplaats je gedachten even naar ander werk of naar de vakantie die in het verschiet ligt. Zorg er in ieder geval voor dat je een gewogen beslissing neemt, maar geef ook af en toe je intuïtie de ruimte.

In het volgende onderdeel maak je kennis met de structuur van de planningscyclus, waarmee je stap voor stap een goede planning kunt maken.