Weinig klanten begroeten een factuur met blijdschap. Het is daarom belangrijk dat de factuur geen aanleiding geeft tot ergernis. Ook moet een factuur stellig zijn. Er is immers een dienst geleverd en je hoeft je niet te schamen om hier een vergoeding voor te vragen. De woorden factuur en factuurbedrag mogen dan ook best met een groot lettertype en vetgedrukt zijn.  Een klantvriendelijke factuur is dus correct, duidelijk en verzorgd. Ook de fiscus neemt freelancers met professionele facturen eerder serieus.

Presentatie

• Mooi briefpapier met bedrijfslogo geeft een factuur meer overtuigingskracht.
• Een duidelijke opmaak en snelle vindbaarheid van de geleverde dienst en het totaalbedrag zijn belangrijke voorwaarden. De klant kan de factuur dan snel en zonder gepuzzel inboeken.

Inhoud

• Naast de factuurvereisten moet een factuur niet te veel gegevens bevatten. Niet-verplichte gegevens leiden de klant alleen maar af van de kernzaak: de geleverde dienst en het honorarium dat je daarvoor vraagt.
• Zorg ervoor dat de omschrijving en opbouw van de kosten voor de klant herkenbaar is. Heb je een offerte uitgebracht en zijn jullie later meerwerk overeengekomen, vermeld deze dan afzonderlijk met de afgesproken bedragen op de factuur.
• Vermeld een duidelijke betalingsinstructie: wanneer moet het totaalbedrag op welke bankrekening worden overgemaakt. Als je een privérekening gebruikt met een andere tenaamstelling dan je bedrijfsnaam, vermeld dan achter het bankrekeningnummer uitdrukkelijk "t.n.v. <tenaamstelling>". Als je klant namelijk niet de juiste naam invult bij de betaling, dan kan de overschrijving van een andere bank naar de jouwe worden geweigerd.

Verzending

• Voor tijdige verzending geldt: goed voorbeeld doet goed volgen. Een factuur die gestuurd wordt binnen korte tijd na de levering van de dienst, wekt de indruk dat er een gedisciplineerde debiteurenadministratie achter schuilgaat. Dat stimuleert de afnemer snel te betalen. Bovendien zit de geleverde dienst nog vers in het geheugen en hoeft de klant niet in de archieven te duiken om na te gaan waar de factuur betrekking op heeft. Bij grote organisaties kan een late factuur op uitgeputte budgetten of afgesloten projecten stuiten. Formeel heb je dan nog wel recht op je geld, maar het wordt lastiger om snel betaald te krijgen.
• Per e-mail of per post? Sinds februari 2009 mogen facturen in elke gewenste vorm elektronisch worden verstuurd en bewaard. In de praktijk gebeurt dat vaak in de vorm van een PDF-bijlage per e-mail. Dit bespaart een vel briefpapier, een enveloppe, een postzegel en een dag verzendtijd. Maar met name bij grote organisaties zijn de interne procedures soms nog gebaseerd op papieren facturen die per post binnenkomen. Wat is het klantvriendelijkst? Vraag je opdrachtgever naar zijn voorkeur. Als je kiest voor elektronische verzending, zorg er dan voor dat jouw factuur moeiteloos uit de printer rolt en dat de uitgeprinte versie er representatief uitziet en aan alle factuurvereisten voldoet.

Bronnen

• Boomen, T. van den, & Hoeflaken, W. van, (2005) Handboek Freelancen. Uitgeverij Nieuwezijds.
• Inhoudelijk adviseur: RAAD Amsterdam

Auteur: Erik Weijers