Zie je het niet zitten om zelf een website te maken, of heb je bijzondere wensen wat betreft vormgeving of functionaliteit, dan kun je het maken van een website ook uitbesteden.

Ga als volgt te werk:

1. Bedenk welke onderdelen je wilt uitbesteden. Misschien wil je zelfs onderdelen bij verschillende bedrijven uitbesteden (de teksten kun je laten schrijven door een tekstbureau, de vormgeving kun je laten maken door een designer, en de database kun je laten ontwikkelen door een softwarebedrijf).
2. Zoek naar bedrijven die het werk kunnen doen. Zoek op internet andere websites die je mooi of opvallend vindt en bekijk welk bureau ze gemaakt heeft. Vraag ook in je netwerk naar prettige ervaringen met webontwikkelaars en vraag ook meteen naar de prijs.
3. Schrijf een briefing, een document met alle eisen en wensen voor je website. Op basis daarvan kan de ontwikkelaar een offerte maken.
4. Benader drie tot vijf bedrijven voor een offerte. Prijzen kunnen enorm uiteenlopen, dus dit is geen overbodig luxe. Vraag ook om webadressen van afgerond werk, zodat je kunt zien wat het bedrijf in huis heeft.
5. Beoordeel de offerte op basis van je briefing. Laat ook meewegen hoe de communicatie verlopen is.

De briefing

Je moet met degene aan wie je de opdracht geeft goed afspreken wat de bedoeling is. Schrijf daarvoor een goede briefing: een document met al je eisen en wensen. Een briefing dient als leidraad voor de vormgever of ontwikkelaar bij de ontwikkelen van de website, en als controlemiddel bij de oplevering. Heeft hij aan alle wensen en eisen voldaan en is hij alle afspraken nagekomen? Op basis van de briefing kan de vormgever/ontwikkelaar een offerte uitbrengen. Overigens zijn er vormgevers/ontwikkelaars die in het offertestadium samen met jou zo'n briefing opstellen. Dat kan prettig zijn, omdat je dan alvast merkt hoe de samenwerking verloopt.

Bij het maken van een briefing komen ten minste de volgende onderwerpen aan bod:

• Uiterlijk. Voor welke doelgroep is de website bestemd? Wat voor uitstraling moet de website hebben? Heb je een huisstijl die gevolgd moet worden, of een logo? Of wil je die tegelijk met je website door de vormgever laten ontwikkelen?
• Inhoud. Welke onderwerpen, productpagina's et cetera wil je op de website aan bod laten komen? Hoe komt de navigatiestructuur er ongeveer uit te zien?
• Functionaliteit. Welke bijzondere functionaliteiten wil je in de website verwerken? Denk aan interactieve elementen, koppeling aan een database, een webwinkel, een bestelformulier, een e-mailformulier, een gastenboek, een weblog et cetera.
• Techniek. Gebruik je standaard HTML-pagina's? Of laat je de website dynamisch genereren uit een database? Wil je geavanceerde mogelijkheden van HTML5 gebruiken voor een beweeglijk geheel?
• Tekst. Schrijf je je teksten zelf of laat je ze aanleveren door een tekstschrijver?
• Beeldmateriaal. Wie maakt en levert het beeldmateriaal? In welk formaat? Waaraan moet het beeldmateriaal voldoen?
• Toegankelijkheid. Moet de website voldoen aan speciale eisen voor de toegankelijkheid voor bijvoorbeeld visueel gehandicapten?
• Zoekmachines. Moet de website worden aangemeld bij zoekmachines en startpagina's? Laat je de vindbaarheid regelmatig evalueren?
• Onderhoud. Hoe ga je wijzigingen bijhouden als de website eenmaal klaar is? Doe jij dat zelf, of doet de vormgever/ontwikkelaar dat? Hoe vaak zijn wijzigingen te verwachten? Als je bijvoorbeeld een portfolio op je website zet, wil je die wellicht regelmatig aanpassen. Moet er een CMS (een hulpmiddel om een website te onderhouden) aan de website gekoppeld worden?

Let op:
Veel ontwerpbureaus hebben designers en technici in dienst. Die werken niet altijd even goed met elkaar samen. Dan blijkt een idee voor een prachtig ontwerp ineens technisch niet haalbaar, of alleen tegen extra kosten. Let daarop als je het maken van je website uitbesteedt. Vraag in het offertestadium hoe men met dit soort problemen omgaat.

• Hosting. Sommige bedrijven geven de mogelijkheid via hen ook de webhosting en domeinregistratie te regelen. Vraag je af of je daarvoor wilt kiezen. Het scheiden van deze dingen kan verstandig zijn om het afbreukrisico te spreiden. Als je een aparte hostingprovider kiest, vraag dan bij het ontwerpbureau welke eisen zij stellen aan de hosting (welk platform, FTP nodig, wat voor scripts etc.)

• Proces. Uit hoeveel basisontwerpen mag je kiezen? In welke stappen moet het ontwikkelproces verlopen? Verzoek bijvoorbeeld om een eerste versie van de website na twee weken, waarin de nadruk ligt op de "look and feel" van de website (hoe hij eruit komt te zien en wat globaal de navigatiestructuur is). Wat is de doorlooptijd van het ontwikkelproces? Hoeveel tussentijdse beoordelingsstappen wens je? Hoe verloopt de goedkeuring?
• Planning. Wanneer moet de definitieve website klaar zijn? Hoeveel correctierondes gaan daaraan vooraf, binnen het gestelde budget? Hoe wordt er gecommuniceerd over de gewenste correcties? Wees daar helder over, want dit punt leidt nog wel eens tot fricties.

Onderdelen uitbesteden

Je kunt ervoor kiezen om een aantal dingen zelf te doen en andere dingen uit te besteden. De onderdelen die je uitbesteedt, hoef je ook niet in alle gevallen bij hetzelfde bedrijf uit te besteden. Dat lijkt gemakkelijk, maar sommige bureaus hebben niet op alle terreinen de juiste expertise.

Je kunt overwegen de uitbesteding te regelen naar expertisegebied (en bijvoorbeeld andere freelancers in te schakelen):

• Bij een webdesign- of ontwerpbureau laat je je huisstijl en het design van je website ontwikkelen. Ook voor het maken of bewerken van beeldmateriaal kun je bij zo'n bureau terecht.

Het scheiden van vormgeving en techniek is meestal niet aan te bevelen.
De techniek en vormgeving zijn in een website nauw verweven. Laat ze dan ook bij voorkeur door hetzelfde bureau uitvoeren. Voor aparte stukken techniek kun je echter goed terecht bij gespecialiseerde softwarebedrijven, bijvoorbeeld voor het laten maken van een databasekoppeling aan één bepaalde pagina van je site, of het regelen van een betaalfunctionaliteit.

• Bij een softwarebedrijf besteed je lastige technische zaken uit, zoals het maken van een database voor een catalogus of het ontwikkelen van een betaalfaciliteit.

• Een tekstbureau verzorgt je teksten, gericht op je doelgroep.

• De hosting en domeinregistratie kun je overlaten aan een hostingprovider.
• Marketingaspecten als het vindbaar maken van je site door zoekmachines, of het toevoegen van bezoekersstatistieken kun je regelen via een webbouwer, maar soms ook via een hostingprovider.

Schrijf een aparte briefing per opdrachtnemer voor de onderdelen die je bij verschillende bureaus uitbesteedt.

Zoek op internet vijf webdesignbureaus. Bekijk welke onderdelen ze voor je zouden kunnen realiseren.

Zoek ten slotte vier websites van freelance tekstschrijvers. Zijn die bedreven in schrijven voor het web? Maak een lijstje van de websites die je goed vindt.

De prijs

Wat ben je kwijt voor het uitbesteden van het maken van een website? Dat is moeilijk in zijn algemeenheid te zeggen.

• Het hangt allereerst af van de lijst eisen en wensen die je voor je website hebt opgesteld en welke onderdelen je uitbesteedt.
• Vervolgens hangt de prijs af van de professionaliteit en ervaring van de designer.
• Tot slot zijn natuurlijk de reputatie en omvang van het ontwerpbureau bepalend. (Zelfs de regio waar het bureau opereert speelt een rol. In de Randstad liggen de prijzen hoger dan in de rest van het land.)

Een bedrijf dat een prijs in rekening brengt die onder de € 1.000 ligt, is in sommige gevallen wat minder professioneel, hoewel er ook bekwame beginnende ontwerpers zijn die het werk voor een lagere prijs doen. Als een bedrijf voor € 300 een complete website aanbiedt, dan heb je meestal te maken met mensen die in de avonduren een extraatje proberen te verdienen tegen een laag (uur)tarief. Natuurlijk kun je als starter overwegen om het maken van je website aan zo'n bedrijf uit te besteden, maar verlies de kwaliteit daarbij niet uit het oog. Beter geen website dan een slechte website! De eerste indruk die je website maakt telt zwaar. Als die niet goed is, zoekt de (potentiële) opdrachtgever verder.

Grote bureaus rekenen al gauw bedragen vanaf € 10.000. Die zijn uiteraard zeer professioneel, met een goed eindproduct (maar ook hier bevestigen uitzonderingen de regel). Voor een freelancer is dit over het algemeen niet betaalbaar en bovendien is in de meeste gevallen een erg uitgebreide functionaliteit niet nodig.

Als algemene richtlijn kun je ervan uitgaan dat het bedrag voor het laten maken van een website minstens 3 nullen bevat. Vanaf € 2.000 kun je al een mooie, middelgrote, overzichtelijke website hebben, eventueel met een kleine onderhoudsapplicatie eraan. Wil je databasekoppelingen, betaalfunctionaliteit en wachtwoordbeveiliging, dan kom je waarschijnlijk op meer uit.

Neem het lijstje bedrijven aan wie je wel onderdelen zou willen uitbesteden er weer bij. Bekijk hun portfolio's en selecteer een paar bedrijven waaraan je een offerte zou willen vragen. Schrijf voor elk van die bedrijven een briefing en vraag de offerte aan.

Registreer hoe lang het duurt voor je antwoord krijgt op je verzoek om een offerte. Stellen de bedrijven je aanvullende vragen? Zijn de vragen je duidelijk? Krijg je heldere antwoorden op jouw eigen vragen? Beoordeel of de manier van communiceren duidt op een prettige toekomstige samenwerking.

Het volgende hoofdstuk gaat over het onderhoud van je website.

Auteur: Ysolde Bentvelsen