Lancelots maakte een gemakkelijke checklist, zodat je als freelancer weet waar je rekening mee moet houden in het voeren van een goed financieel beleid. Deze checklist bestaat uit negen onderdelen:

1. Een liquiditeitsbegroting opstellen
2. Inkomstenbelasting en zorgpremie betalen
3. Btw afdragen
4. Verzekeren
5. Pensioen opbouwen
6. Investeren en afschrijven
7. Tegenslag incalculeren. Bewust meer of minder risico nemen
8. Je cashflow / liquiditeit verbeteren
9. Een scherp en waakzaam oog ...

1. Een liquiditeitsbegroting opstellen

Als je verwacht dat je krap in de liquide middelen (=middelen die je kunt gebruiken om te betalen) komt te zitten, kun je een liquiditeitsbegroting maken. Daarin leg je per maand vast welke inkomsten je verwacht en welke uitgaven je moet doen. Het saldo moet doorlopend positief zijn. Het is natuurlijk niet meer dan een momentopname, die je van tijd tot tijd kunt bijstellen. Als bijvoorbeeld je auto onverwachts stuk gaat en moet worden gerepareerd, neem je dit op in de liquiditeitsprognose. Je noteert hoeveel de reparatie gaat kosten en wanneer je de garage denkt te gaan betalen. Heb je het geld op je zakelijke rekening staan? En als je het opneemt, loop je dan het gevaar dat je zo weinig geld overhoudt dat je je belastingaanslag niet kunt voldoen? En dat terwijl je over een week geld krijgt van een rekening die nu nog uitstaat? Misschien is het dan beter om de reparatie, of de betaling ervan, nog even uit te stellen.

2. Inkomstenbelasting en zorgpremie betalen

Algemeen

Tip
Zet het geld op een privérekening, omdat die meestal een hogere rente zal opleveren. Dit doe je bijvoorbeeld bij iedere overgemaakte factuur of eenmaal per maand. Overigens is het in overleg met de Belastingdienst ook mogelijk om eens per maand inkomstenbelasting te betalen (in dat geval hoef je geen heffingsrente te betalen).

Iedere ondernemer die winst maakt moet inkomstenbelasting en zorgpremie betalen. Bij mensen in loondienst worden de inkomstenbelasting en zorgpremie iedere maand automatisch van hun brutoloon afgehaald, maar kleine zelfstandigen moeten de bedragen hiervoor meestal eenmaal per jaar betalen. Het is raadzaam om hiervoor geld te reserveren op een aparte rekening.

Veel ondernemers vinden het niet altijd even gemakkelijk om van het gereserveerde geld af te blijven. Ze geven het uit in mindere tijden, investeren het geld in het bedrijf of gaan er lekker van op vakantie. Maar op het einde van het jaar komt ze dit altijd duur te staan. Denk eraan: niet-betaalde belasting is een kostbare lening. Uiteindelijk zul je gewoon moeten betalen.

Hoeveel inkomstenbelasting moet ik opzij zetten?

Bij niet al te hoge inkomens (tot circa € 50.000 per jaar) is het meestal voldoende om van elke euro tien à vijfentwintig cent te reserveren. Vaak houd je dan op het einde van het jaar nog geld over. Bij hogere inkomens (vanaf € 50.000 per jaar) wordt het een ander verhaal. Je komt dan in hogere belastingschalen. Houd in die gevallen eerder rekening met dertig, vijfendertig of veertig cent per euro om te reserveren.

Wil je iets meer zekerheid?

Bereken je belasting dan volgens het onderstaande invulschema. Het zal je een gedetailleerdere indruk geven van wat je uiteindelijk moet betalen (let op: het berekende bedrag kan toch nog enigszins verschillen met de uiteindelijke inkomstenbelasting die je moet betalen).

Rekenvoorbeeld

Een adviseur schat zijn nettowinst (a) op € 35.000. Zijn kosten (b) bedragen in totaal € 13.456.  In totaal is het belastbaar bedrag van de adviseur (c) € 35.000 – € 13.456 = € 21.544.
De ondernemer heeft een eenmanszaak, en kan dus aanspraak maken op de Mkb-winstvrijstelling van 10,5 procent. Dat wordt berekend over zijn belastbaar inkomen na aftrek van zelfstandigen en eventueel startersaftrek. Onze adviseur is al vijf jaar bezig, en maakt dus geen aanspraak op de startersaftrek, maar wel op de zelfstandigenaftrek. Die bedraagt in dit voorbeeld € 21.544 – 7.087 = €14.457.

Zijn belastbaar inkomen na Mkb-aftrek bedraagt daardoor €14.457 - €1.517,99 = € 12.939,01. (10,5 procent van het belastbaar inkomen minus de zelfstandigenaftrek)

Daarover moet hij (€ 12.939,01 x 0,3345 =) € 4.328,10 (e) – € 1.987 (j) –  € 1.489 (k) = € 852,10 belasting betalen.

Zijn verschuldigde zorgpremie bedraagt € 21.544  x 0,0495 = € 1.066,43. 
In totaal moet hij dus € 1936,04 aan de Belastingdienst afdragen. Dat is ongeveer 5,5  % van zijn nettowinst. Als hij 30 cent per euro apart heeft gezet komt hij dus  uit. En als hij dan in 2010 wat meer heeft verdiend dan hij van tevoren inschatte, komt hij niet in de problemen.

Let op: deze cijfers zijn gebaseerd op 2010.

3. Btw afdragen

Algemeen

Bijna alle ondernemers zijn btw-plichtig. Eenmanszaken moeten meestal één tot vier maal per jaar aangifte doen van de btw. Als je verlies draait, zul je meestal meer btw betalen dan uitgeven. Maar zodra je winst maakt zul je meer btw ontvangen dan uitgeven. Hier moet je rekening mee houden. Je zult geld moeten reserveren.

Hoeveel btw moet ik apart houden?

De rekensom is simpel. Schat je omzet per drie maanden, haal daar de geschatte bedrijfskosten vanaf en vermenigvuldig het bedrag met 0,21. (Voor sommige beroepsgroepen gelden lagere btw-tarieven. In dat geval moet je 0,21 vervangen door 0,06). Bij een kwartaalomzet van € 15.000 en bij kosten van € 5.000 euro moet je dus ongeveer € 2.100 aan btw betalen.

4. Verzekeren

Algemeen

Je kunt langdurig ziek worden of tijdens de uitvoering van een opdracht schade veroorzaken. In dat soort situaties is het geen overbodige luxe om een verzekering te hebben waar je op kunt terugvallen. Dit is natuurlijk niet verplicht, maar wel verstandig. Houd elke maand rekening met de kosten van dergelijke verzekeringen.

Wat kosten de voornaamste verzekeringen ongeveer per maand?

1. Bedrijfsaansprakelijkheid: voor vijf tot tien euro per maand ben je verzekerd voor je wettelijke aansprakelijkheid.
2. Inventaris: meestal bedragen de kosten maar een paar euro per € 1.000 aan verzekerd bedrag. De meeste verzekeringsmaatschappijen hanteren een minimum premie van gemiddeld € 125,- per jaar als je enkel een bedrijfsinventarisverzekering afsluit.
3. Beroepsaansprakelijkheid: de maandelijkse kosten bedragen ongeveer € 60 tot € 125 (voorwaarden: bijv hbo-niveau).
4. Arbeidsongeschiktheid: de premie is afhankelijk van je (gewenste) inkomen bij arbeidsongeschiktheid, de hoogte van je winst, je leeftijd en de wachttijd. De goedkoopste verzekeringen beginnen bij zo’n 100 euro (50 tot 75 euro) per maand. Als je wat ouder bent, je meer wil ontvangen bij arbeidsongeschiktheid en je een korte wachttijd hebt, zul je eerder aan een drie- à vierhonderd euro per maand (800 euro) moeten denken (tot 50.000 euro).
5. Rechtsbijstand: de kosten zijn zeer wisselend. Als richting kun je uitgaan van een jaarpremie van circa € 500 tot 750. Ongeveer € 50 per maand dus
6. Pensioen: het bedrag per maand is afhankelijk van je eigen wensen. Ter indicatie: als je met je 65e met pensioen wil en dan een netto maandinkomen van € 2000 wil hebben, moet je een pensioenkapitaal van € 294.840 tot je beschikking hebben. Als je een pensioenverzekering wil aanschaffen is een bedrag van circa € 100 per maand meestal het minimum.
7. Ziektekosten: de basisverzekeringen beginnen bij ongeveer € 80 per maand. Uitgebreidere verzekeringen zijn meestal € 120 tot 140 per maand.

5. Pensioen opbouwen

Algemeen

Op je oude dag zul je ook rond moeten kunnen komen van je AOW en pensioen. Hoe je het geld daarvoor opbrengt wordt echter geheel aan jou overgelaten. Je kunt een pensioenverzekering nemen, maar je geld ook in een huis steken. Of gewoon gaan sparen.

Hoeveel geld moet ik opzij zetten?

Met het Pensioenregister kun je uitrekenen hoeveel pensioenkapitaal je via je pensioenverzekering bij elkaar moet sparen. Ter indicatie: als je met je 65e met pensioen wil en dan een netto maandinkomen van € 2000 wil hebben, moet je een pensioenkapitaal van 294.840 euro tot je beschikking hebben. Meer hierover lees je in het artikel pensioen.

6. Investeren en afschrijven

Algemeen

Vrijwel iedere ondernemer moet investeren in de zaak, om winst te kunnen maken. Een fotograaf moet om de zoveel jaar een nieuwe camera kopen en een klusser heeft een bestelauto nodig om materiaal in te kunnen vervoeren.

Hoeveel moet ik investeren en wat moet ik opzij zetten voor de afschrijvingen?

Weten hoeveel je moet investeren is niet altijd even gemakkelijk te bepalen. Soms is de noodzaak van investeringen meteen duidelijk. Een fotograaf bijvoorbeeld, kan niet met een camera uit het jaar nul bij de opdrachtgever komen. Al zijn opdrachtgevers verwachten kwaliteit, en daarom heeft hij een snelle digitale camera nodig. Een fotograaf moet dus bij de tijd blijven. Soms is het belang minder duidelijk. Houd er in ieder geval rekening mee dat je zo nu en dan investeringen moet doen. Na een paar jaar is die zakenauto ook aan vervanging toe, en daar moet je dan wel geld voor hebben. Het bedrag dat de auto per jaar in waarde vermindert wordt afschrijving genoemd. Bij een auto van € 11.000 met een afschrijvingstermijn van 5 jaar is de afschrijving ongeveer € 2000 euro per jaar (na 5 jaar is de restwaarde nog ongeveer € 1000). In zo'n geval moet je dus 2000 : 12 = € 167 (in 60 termijnen)  per maand opzij zetten om na vijf jaar weer een andere auto te kunnen betalen. Zo werkt het met al je investeringen. Een tekstschrijver die vanuit huis werkt, zal over het algemeen minder hoeven te reserveren voor zijn afschrijvingen dan een beeldend kunstenaar met zijn eigen atelier.

7. Tegenslag incalculeren. Bewust meer of minder risico nemen.

­Algemeen

De zaken gaan goed. Het geld stroomt werkelijk binnen. Je rijdt rond in een dikke Mercedes en al je vrienden en familieleden zijn jaloers op jouw mooie huis met zwembad. Dan gaat het opeens mis. De opdrachtgever van die megaklus waar je nog een aantal jaren mee vooruit zou kunnen, gaat plotseling failliet. Wat nu? Van die paar kleine opdrachten die je nog weet binnen te halen kun je de hypotheek, de privéschool van je twee dochters, de contributie voor de golfclub en de maandelijkse afbetaling voor je nieuwe 80-inch plasmascherm niet betalen. Je vaste lasten zijn nu werkelijk 'lasten'. Na twee maanden ploeteren om nieuwe grote klanten binnen te halen is het besef daar. Je hebt te veel gerekend op die ene opdrachtgever en geen geld apart gezet voor mindere tijden. Noodgedwongen moet je bij vrienden aankloppen om je de eerste maanden uit de brand te helpen. Daar gaat je reputatie ...

Hoeveel moet ik apart zetten voor mindere tijden? Hoeveel risico kan ik nemen?

Vrijwel iedere ondernemer krijgt er vroeg of laat mee te maken: tegenslag. Een paar maanden dat het wat minder gaat of een grote opdracht die opeens aan je neus voorbij gaat. Dit is heel normaal, dus je hoeft het freelancerbestaan niet meteen vaarwel te zeggen. Zeker als je de zaken financieel op orde hebt. Een paar maandsalarissen achter de hand houden kan al heel veel schelen. Mocht het dan wat minder gaan, kun je zonder in paniek te hoeven raken, op zoek gaan naar nieuwe, rendabele opdrachten. Sommige mensen kunnen wat meer risico nemen. Zij houden vrijwel niets achter de hand omdat

1. Hun partner voldoende inkomsten vergaart.
2. Ze weinig vaste lasten hebben (weinig vaste zakelijke uitgaven, geen dure hypotheek, geen kinderen, geen auto, etc.).
3. Ze zorgen dat ze besparen op hun bedrijfskosten als het mogelijk is, anders gezegd: ze gaan bewust met geld om.

Eén of meer maanden minder inkomsten is in dat geval niet zo'n probleem. In plaats van biefstuk eten ze gewoon gehakt en het wekelijkse uitje naar de masseur en sauna wordt even overgeslagen. Het wordt een ander verhaal als je de enige kostwinner bent, je drie studerende kinderen hebt en een dure hypotheek voor je huis én je nieuwe kantoorpand moet betalen. Risico nemen is dan niet gewenst, omdat niet alleen jij, maar ook je partner en kinderen er de dupe van worden. Zorg er dan voor dat je minstens zes maanden alle uitgaven zonder enige vorm van inkomsten kunt betalen. Dus je moet jezelf zes maanden een salaris kunnen geven en zes maanden de noodzakelijke bedrijfskosten kunnen betalen.   

8. Je cashflow / liquiditeit verbeteren

Algemeen

Het is belangrijk dat er meer geld het bedrijf binnenkomt dan er uitvloeit. Op elk moment van je onderneming. Het verloop van de uitgaven en inkomsten is dan ook van enorm belang. Je zaak kan zeer veel winst maken, maar als bijna alle klanten pas na een jaar betalen, heb je maandenlang geen cent om uit te geven. Helemaal in de hand heb je dat natuurlijk ook niet: ook met debiteurenbeheer kun je een klant moeilijk dwingen op tijd te betalen.

Manieren om je cashflow te verbeteren

• Zorg ervoor dat je opdrachtgevers zo snel mogelijk betalen. Zet op je facturen een betalingstermijn en herinner klanten op de eerste vervaldag aan die termijn als ze te laat betalen. Als een klant echt niet snel betaalt en het gaat om een groot bedrag, zoek je een manier om het geld snel te incasseren. Je pakt de telefoon en vraagt direct aan de klant waar het geld voor de opdracht blijft. Doe dit wel op een nette manier, zodat je de opdrachtgever niet meteen kwijtraakt als klant. Bij een klein bedrag kun je een tweede herinnering versturen. Als ook deze maatregel niet werkt, schrijf je een aanmaning waarin je aangeeft dat de wettelijke rente en de kosten voor de invordering in rekening worden gebracht. Laatste redmiddelen om klanten te laten betalen zijn deurwaarders en een gang naar de rechter.
• Maak gebruik van leveringsvoorwaarden.
• Maak bij grote langlopende opdrachten afspraken over gespreide betaling.
• Betaal niet sneller dan noodzakelijk. Bij een betalingstermijn van 14 dagen heb je het recht om pas op dag 14 te betalen. Maak hier gebruik van.
• Zorg voor een goede krediettermijn bij je leveranciers.
• In plaats van te kopen kun je dure bedrijfsmiddelen ook leasen.
• Zorg ervoor dat je op je zakelijke rekening rood kunt staan. Natuurlijk is rood staan niet echt gunstig en aan te raden, maar het kan op sommige momenten toch erg goed uitkomen. Over een krediet van een paar duizend euro doen de meeste banken niet zo moeilijk.

9. Een scherp en waakzaam oog ...

De laatste tip: als je er zelf niet uitkomt, schaam je dan niet om iemand die het wel weet om raad te vragen.

Zorg dat je op elk moment weet hoe je er financieel voor staat. Niet alleen moet je de administratie op orde hebben, ook in je hoofd moet het allemaal kloppen. Weet dat het ook fout kan gaan als je veel inkomsten hebt, omdat je geen rekening houdt met de toekomst en je te veel uitgeeft. Sta daarom bij alle uitgaven en inkomsten even stil. Is die ene uitgave wel noodzakelijk? En kan je het uurloon niet beter verhogen, omdat je jaarlijkse inkomsten te laag zijn? Veel eenmanszaken gaan ten onder, niet omdat ze slecht zijn in hetgeen ze verkopen, maar omdat ze gewoonweg niet nadenken over de financiële kant van het bedrijf.

Bronnen

• Website van de Belastingdienst.
• Boomen, T. van den & Hoeflaken, W. van. (2006). Handboek freelancen 2006/2007. Amsterdam: Uitgeverij Nieuwezijds.
• Inhoudelijk adviseur: RAAD Amsterdam. 

                                                            Auteur: Niels Arts