Home Starten Bedrijfsvoering Marketing Ontwikkelen Netwerken Forum
Home
 
U bent hier: Home Bedrijfsvoering Administratie Administratie opzetten

Administratie opzetten

Een goede administratie geeft je op elk gewild moment inzicht in de financiële positie van je bedrijf. Stijgt de winst of juist de kosten? Welke klanten hebben nog niet betaald?

Welke eisen stelt de Belastingdienst aan je administratie?

Het voeren van een deugdelijke administratie is niet alleen een teken van een gezonde bedrijfsvoering, het is ook wettelijk verplicht. De administratie moet zeven jaar bewaard blijven. De volgende zaken moeten in je administratie te vinden zijn:

  • De facturen (de inkomende inkoopfacturen en uitgaande verkoopfacturen).
  • Gegevens over uitgaven en ontvangsten, meestal per bank.
  • Gegevens over de verhouding privé-zakelijk van goederen en diensten. Denk aan privé of zakelijk gebruik van een auto en bedrijfsruimte aan huis.

Wat behoort er tot je administratie?

Alle gegevens over de onderneming behoren tot je administratie. Dit zijn:

  • Facturen: ontvangen facturen en kopieën van uitgaande facturen.
  • Bankafschriften.
  • Kassabonnen (indien van toepassing).
  • Contracten.
  • Agenda's en correspondentie met opdrachtgevers en leveranciers. Dit is vooral aan de orde voor starters en deeltijdondernemers die willen aantonen dat ze voldoen aan het urencriterium dat een voorwaarde is voor ondernemersaftrek.
  • Een urenadministratie: om bovengenoemde reden.
  • Een rittenadministratie van het zakelijk gebruik van de auto. Dit is van toepassing als de auto privébezit is en af en toe gebruikt wordt voor de zaak. Een rittenadminstratie is ook vereist als de auto op de balans van de zaak staat en er af en toe privé mee gereden wordt.

Wat zijn de eerste stappen bij het opzetten van een administratie?

  • Open een zakelijke rekening. Het is zeer aan te bevelen om de zakelijke administratie gescheiden te houden van de privé-uitgaven. Het is dus handig om een aparte bankrekening te hebben waarover alle zakelijke inkomsten en uitgaven lopen.
  • Regel met de Belastingdienst de aanvraag van een btw-nummer.
  • Maak een bakkensysteem voor inkomende en uitgaande documenten.
  • Zet een urenadministratiesysteem op. Dit dient om aannemelijk te maken dat je voldoet aan het urencriterium. Vul aan het eind van elke dag in hoeveel uur je besteed hebt aan welke bedrijfsactiviteiten (bijvoorbeeld: drie uur acquisitie, één uur administratie, twee uur gewerkt aan een bepaald project. 

Hoe zet je een administratie op?

Iedereen heeft zijn eigen systeem, met een grotere of kleinere mate van chaos. De boekhouder heeft echter liever geen schoenendoos met bonnetjes en ook voor jezelf is enige mate van orde aan te bevelen. Veel boekhouders adviseren het volgende bakkensysteem, waarbij je een schifting maakt van alle inkomende en uitgaande documenten.

  • Een bak met uitgaande facturen. Hierin komen ook de urenlijsten per project waar je aan werkt, voor zover deze relevant zijn voor declaratie op je facturen.
  • Een bak met inkomende facturen. Hierin bewaar je de de rekeningen van leveranciers die je zelf moet betalen.
  • Een bak met alle bankafschriften en kasstukken (bonnen)
  • Een bak met belastingen, zowel btw als inkomstenbelasting. Ook een een VAR  komt hierin terecht.
  • Een bak met contracten en vergelijkbare documenten die met opdrachtgevers en leveranciers verband houden, maar niet met belastingzaken.

Vervolgens loop je eens per twee weken of minimaal eens per maand door deze bakken heen. Uitgaande facturen moeten immers verstuurd worden en inkomende betaald. Ook je boekhouder heeft zijn spullen nodig.

Je doet het volgende:

  1. Alle betaalde inkomende facturen (en kassabonnen) komen achter het corresponderende bankafschrift.
  2. De uitgaande facturen orden je op volgorde van datum
  3. Alle bonnen die je contant of via je privérekening hebt betaald, tel je eens per maand op. Je boekt het totaalbedrag dan van de zakelijke rekening naar je privérekening over. (het stapeltje bonnen niet je aan elkaar vast en stop je achter het corresponderende bankafschrift)

Als je de bedrijfsgegevens overhandigt aan je boekhouder (eens per kwartaal meestal, voor aangifte van de btw) ontvangt hij deze het liefst op een geordende manier. Bijvoorbeeld aan een ‘prikkertje’ met tabbladen tussen de verschillende secties.

Als freelancer heb je aan één ordner waarschijnlijk voldoende om de gegevens van een jaar in op te slaan. In die ordner zit achter tabbladen dezelfde mappenverdeling als bovenstaand overzicht van bakken.

Bronnen

  • Boomen, T. van den, & Hoeflaken, W. van, (2005) Handboek Freelancen. Uitgeverij Nieuwezijds.
  • Inhoudelijk adviseur: RAAD Amsterdam

Auteur: Erik Weijers

http://www.lancelots.nl/bedrijfsvoering/administratie/opzetten Sitemap © Copyright Applinet B.V. 2004-2017 ColofonAdverteren