Dossiervorming is belangrijk
Dossiervorming wil zeggen: gedurende het hele proces van offerte tot incasso de juiste dingen op papier zetten en fotokopieën bewaren, zodat je een sterke zaak hebt als de vordering voor de rechter zou komen. Dat is van belang omdat uiteindelijk de gang naar de (kanton)rechter onvermijdelijk is als de klant blijft weigeren te betalen. Echte wanbetalers weten dit. Daarom negeren ze simpelweg al jouw incassomaatregelen, als zij denken dat jouw dossier niet deugt en de vordering voor de rechter geen stand zou houden. Maar als je een goed dossier hebt, dan betaalt zelfs de meest hardnekkige wanbetaler vrijwel direct nadat je een gerechtsdeurwaarder of advocaat hebt ingeschakeld, omdat hij weet dat de kosten voor hem anders flink oplopen.
Een goed dossier bevat minimaal (fotokopieën van):
Stukken die de identiteit van de opdrachtgever documenteren
- Indien van toepassing: een uittreksel uit het handelsregister (via de Kamer van Koophandel)
- De adressen en telefoonnummers waarop het bedrijf en/of de eigenaar te bereiken zijn (niet alleen een postbusnummer!)
Stukken die de overeenkomst documenteren (bij voorkeur voor akkoord ondertekend door de opdrachtgever)
- De offerte die je hebt uitgebracht
- Een opdrachtbevestiging of contract
- Inhoudelijke beschrijvingen, zoals een concept of opzet van een tekst, een tekening van een bouwwerk, een functionele specificatie van software, en dergelijke
- De algemene voorwaarden die deel uitmaken van de overeenkomst
Stukken die de uitvoering van het werk documenteren
- Voortgangsrapportages
- Gespreksverslagen
- Aanbiedingen van tussenresultaten
- Concepten, tekeningen, schema's, specificaties, handleidingen, en dergelijke
- Overzichten van gewerkte uren
Stukken die eventueel meerwerk documenteren
- Alle correspondentie met betrekking tot meerwerk; zowel signalen van jouw kant, als blijken van instemming van de opdrachtgever
- Aanvullende opdrachtbevestigingen
- Tussentijds bijgestelde begrotingen, budgetten, en dergelijke
Stukken die de levering van het product documenteren
- Een opleverbrief of een beschrijving van het geleverde product
- Communicatie van de klant waaruit blijkt dat hij de levering heeft ontvangen of aanvaard
Stukken die de vordering documenteren
In een goed dossier vormen de stukken een consistent en samenhangend geheel. Uit een opleverbrief moet blijken dat datgene geleverd is wat in het contract was afgesproken. Op een factuur staat het bedrag dat in de offerte vermeld stond, eventueel met meerwerk dat ook in het dossier is terug te vinden, enzovoort.
Neem relevante mondelinge communicatie van het begin af aan in de stukken op. Als de klant heeft ingestemd met meerwerk, dan vermeld je dat feit in een voortgangsrapportage of een gespreksverslag.
Een veelgestelde vraag is of e-mails rechtsgeldig zijn. Daarop is geen eenduidig antwoord te geven, het is ter beoordeling van de rechter. In het algemeen kun je zeggen dat het voor een freelancer verstandig is ten minste een handtekening van de opdrachtgever te hebben op een document dat de overeenkomst vastlegt (offerte, opdrachtbevestiging of contract). Bij grote klussen (bijvoorbeeld bij software-ontwikkeling) kan het verstandig zijn ook de acceptatie van een handtekening te laten voorzien. De factuur, herinnering en sommatie stuur je normaliter schriftelijk. Maar allerlei andere communicatie kun je heel goed per e-mail doen. Bewaar dan printjes van de belangrijkste e-mails die je als dossierstuk beschouwt.
Richt formele stukken (met name offerte, opdrachtbevestiging, contract, sommatie) aan het vestigingsadres van de opdrachtgever zoals dat in het handelsregister van de KvK vermeld staat. Stuur ze ter attentie van de directeur of iemand die bevoegd is de overeenkomst aan te gaan. Of stuur een contract met daarop de naam van een tekenbevoegde met een begeleidende brief naar jouw normale contactpersoon. Zie ook het artikel Wie is er tekenbevoegd? op de website van de Kamer van Koophandel.
Auteur: René Pijlman
Bewerking: Marieke van Osch
Met dank aan: Olaf van der Linden, advocaat