Planmatig incasseren
Het is verstandig vaste procedures en een vast tijdpad aan te houden bij de incasso van facturen. Je hoeft je dan niet elk geval persoonlijk aan te trekken en je zorgen te maken om de volgende stap. Je voert gewoon je eigen procedures uit. Bovendien dwing je jezelf zo om steeds tijdig actie te ondernemen. Want naarmate de procedure langer duurt, wordt het steeds moeilijker om een factuur te incasseren.
Je kunt bijvoorbeeld als volgt te werk gaan:
| Dag | Actie |
| 1 | Stuur de factuur, met een betalingstermijn van 30 dagen (in het Lancelots-forum bleek dat veel freelancers dit een goede termijn vinden). Bewaar een fotokopie. |
| 38 | Stuur een vriendelijke eerste herinnering, met een kopie van de factuur en met het verzoek alsnog binnen twee weken te betalen. Bewaar ook een fotokopie van de herinnering. |
| 55 | Bel de klant op en vraag of er een probleem is met de factuur en waarom deze nog niet is betaald. |
| 62 | Stuur een strengere tweede herinnering, verwijs daarin naar de eerdere schriftelijke en telefonische herinneringen en verzoek binnen één week te betalen. Verhoog het factuurbedrag eventueel met wettelijke handelsrente. Bewaar een fotokopie. |
| 69 | Bel de klant nogmaals op en vraag waarom de factuur nog niet is betaald. |
| 76 | Stuur de formele sommatie. Verwijs daarin naar de eerdere schriftelijke en telefonische herinneringen en verzoek binnen één week te betalen. Wijs erop dat je na het verstrijken van deze termijn een incassoprocedure zult starten en dat de kosten hiervan voor rekening van de klant zijn. Verhoog het factuurbedrag eventueel met wettelijke handelsrente. Bewaar een fotokopie en het verzendbewijs van de aangetekende verzending. |
| 83 | Bel de klant nogmaals op. Geef aan dat je geen andere mogelijkheid meer hebt dan de factuur uit handen te geven voor incasso. |
| 90 | Geef de factuur daadwerkelijk uit handen voor incasso. Hiertoe stuur je een kopie van de factuur en de sommatie met een eenvoudige opdrachtbrief aan een gerechtsdeurwaarder (tot € 5.000) of advocaat (vanaf € 5.000). Informeer eerst telefonisch of deze de opdracht wil aannemen en welke gegevens hij daarvoor verder nog nodig heeft. |
Dit tijdpad is indicatief. Het staat je vrij om de teugels strakker aan te halen, of om het kalmer aan te doen.
Auteur: René Pijlman
Redactie: Marieke van Osch
Advies: Olaf van der Linden, advocaat