Als een klant ondanks de herinnering(en) niet betaalt, is het tijd voor een formele sommatie, ook wel laatste aanmaning of ingebrekestelling genoemd. Hierin waarschuw je dat je een incassoprocedure zult beginnen als er niet tijdig wordt betaald, waarbij de kosten uiteraard voor rekening van de klant zullen zijn.

Bedenk wel dat je met het versturen van zo'n sommatie de relatie met de klant beschadigt en overgaat tot een juridische procedure. Zet deze stap niet te lichtvaardig, maar alleen als het niet anders meer kan, bijvoorbeeld omdat je in financiële problemen komt door het uitblijven van de betaling.

Hoe verstuur je een sommatie?

Stuur de sommatie aangetekend met ontvangstbevestiging. Dan weet je precies wanneer je brief ontvangen is. Als de geadresseerde je aangetekende brief weigert, krijg je die uiteindelijk weer terug. Dat kan lang duren, en al die tijd verkeer je in onzekerheid. Een ontvangstbevestiging geeft duidelijkheid.

Stuur de sommatie zowel per aangetekende als per gewone post en vermeld het feit dat je dat doet in de brief. De geadresseerde kan de ontvangst van een gewone brief ontkennen en een aangetekende brief weigeren, maar als je beide stuurt, dan kan de ontvangst normaliter niet worden ontkend. In ieder geval heb jij dan al het mogelijke gedaan om de brief te laten aankomen. Uiteraard bewaar je het bewijs van de aangetekende verzending samen met een kopie van de brief.

Waar moet een sommatie aan voldoen?

Een sommatie moet als zodanig herkenbaar zijn en bepaalde juridisch correcte formuleringen bevatten. In deze modelsommatie zie je hoe aan deze formuleringen invulling wordt gegeven. Je kunt ook aan je eigen incassobureau, gerechtsdeurwaarder of advocaat een voorbeeldbrief vragen.

Wat als er op de sommatie geen betaling volgt?

Dan wordt het tijd de factuur voor incasso uit handen te geven aan een gerechtsdeurwaarder of een advocaat. Bij fysieke goederen kun je overwegen de goederen terug te halen.

Auteur: René Pijlman
Redactie: Marieke van Osch
Advies: Olaf van der Linden, advocaat