Stop met multitasken
Multitasken mag dan modern en efficiënt klinken, in de praktijk veroorzaakt deze manier van werken een vol hoofd, onrust en stress. En daar wilde je nu juist vanaf!
Werk planmatig
Wil je meer rust in je hoofd, ga dan als volgt te werk.
- Begin elke (werk)dag met het openen van je e-mail. Handel de berichten efficiënt en effectief af. Sluit daarna het mailprogramma. Rond lunchtijd en aan het eind van de middag heb je weer mailmomenten.
- Bekijk je planning voor die dag. Neem eventuele actiepunten op die voortkomen uit de mail. Zijn er andere dingen die je te binnen schieten? Schrijf die erbij. Ook het telefoontje naar het energiebedrijf en het bezoek aan de apotheek. Stel prioriteiten; maak onderscheid tussen 'moet vandaag' en 'kan later'. Bundel de korte telefoontjes en kies er een geschikt moment voor (niet rond lunchtijd of na vijven, want dan zijn veel mensen niet bereikbaar).
- Word je doorgaans veel gebeld en kun je dat er tijdens een lastige klus niet bij hebben? Schakel dan je voicemail in. Plan een vast moment in om de berichten te beluisteren en af te handelen.
- Ga aan het werk volgens je dagplanning.
- Had je je voicemail niet ingeschakeld en word je gebeld, beslis dan per telefoontje hoe je ermee omgaat. Een korte vraag kun je meteen beantwoorden; vergt een vraag meer werk, stel dan voor dat je terugbelt. Laat je niet afleiden door gezellige kletspraatjes. Wees assertief!
- Schiet je tijdens het werk toch nog iets te binnen - o ja, ik moest Kees nog bellen! En er moet wc-papier komen -, schrijf dat dan op. Ga niet naar aanleiding van zo'n losse flodder meteen actie ondernemen, tenzij dat minder tijd kost dan het opschrijven.
Dit model is uiteraard een voorbeeld dat je niet slaafs hoeft te volgen, maar je kunt het goed gebruiken als basis.
Tips voor efficiënt en effectief e-mailgebruik
- Maak een overzichtelijke mappenstructuur aan in je mailprogramma. Behalve aan mappen per project kun je ook denken aan: Actie op korte termijn, Actie op lange termijn, Wachten op reactie.
- Open je inbox maximaal drie keer per dag. Plan daar tijd voor in.
- Neem bij elk mailtje dat je opent, meteen een beslissing: kan ik dit nu snel beantwoorden of moet ik er iets voor doen dat meer tijd vraagt, hoef ik niets te doen maar moet ik het wel bewaren, of kan het gewoon weg?
- Als je het mailtje snel kunt beantwoorden, doen dat dan ook. Heb je meer tijd nodig, neem het dan op in je planning. Verplaats het mailtje naar de goede map of gooi het weg.
- Bewaar bijlagen niet onnodig in je mailbox. Sla ze op in de map waar ze horen en verwijder de mailtjes.
- Loop aan het eind van de dag zowel je inbox als je sent-itemsbak door. Verplaats mailtjes zo nodig naar de goede map of gooi ze weg.
- Installeer een spamfilter.
- Neem een duidelijk trefwoord op in de onderwerpregel. Gebruik dus ook geen oude mailtjes die je beantwoordt om iemand te berichten over een ander onderwerp ('Re: Verzoek om interview' mag dus niet over een offerte gaan).
- Wees zorgvuldig met het sturen van CC'tjes. Maak voor de ontvangers duidelijk wat er van hen wordt verwacht.
- Gebruik waar mogelijk de functie BCC. Dit is discreter en voorkomt spam.
- Schrijf je e-mails zorgvuldig en duidelijk. Heb je alle vragen van de afzender beantwoord? Onduidelijke berichten met halve antwoorden creëren extra e-mailverkeer waar niemand op zit te wachten.
- Lees je mailtje altijd nog even door voor je het verzendt. Let vooral op de toon. Is die niet onnodig bits? Er kunnen gemakkelijk conflicten ontstaan door onaardige mailtjes die helemaal niet zo bedoeld zijn!
Aan de slag!
Werk minstens één dag volgens deze aanpak. Wat beviel je goed en wat niet? Pas de aanpak zo aan dat hij voor jou goed werkt. Probeer het opnieuw, net zolang tot je een werkwijze hebt gevonden die bij jouw omstandigheden past én die jou tijd en rust oplevert.
Aanbevolen websites
- Grip op je e-mail - Heb je ook het idee dat de e-mail je werkdag beheerst? Durf je soms je e-mail niet te openen omdat je weet dat je honderden mails in je inbox hebt staan? Dan ben je niet de enige. Bij veel werknemers leidt de grote hoeveelheid e-mail in toenemende mate tot irritatie en gevoelens van werkdruk. In deze cursus leer je effectiever en efficiënter met je e-mail om te gaan, niet alleen als ontvanger, maar ook als verzender.
Auteur: Marieke van Osch