Voordat je van start gaat met je bedrijf, moet je eerst een aantal zaken regelen. Met behulp van dit stappenplan weet je wat je in de eerste maand moet doen en wanneer. Print het stappenplan uit en gebruik het als je persoonlijke checklist.

Stap 1: Schrijf een ondernemingsplan

Je zet in je ondernemingsplan de ideeën en plannen die je hebt met je onderneming. Je belicht zowel de sterke als de zwakke punten van je bedrijfsplannen. Daarnaast bevat het onder meer:

• Persoonlijke informatie en achtergrond (adres, opleiding, werkervaring, et cetera)
• Marketingplan (product, markt, prijs, presentatie, promotie)
• Financieel plan (onder meer exploitatie- en liquiditeitsbegroting)

Voor een beginnend freelancer met een kleine praktijk is een ondernemingsplan niet per se nodig. Wil je echter krediet aanvragen bij de bank, dan kun je er niet omheen. Het schrijven van een ondernemingsplan is in ieder geval goed om de doelen die je hebt met je freelancepraktijk helder in beeld te krijgen. Bovendien heb je in de toekomst een mooi naslagwerkje, waarin je altijd de belangrijkste gegevens over je onderneming terug kunt vinden.

Stap 2: Bepaal je aanbod

Als je geen ondernemingsplan maakt, moet je voor jezelf helder op een rijtje hebben waaruit je aanbod bestaat. Denk na over de volgende vragen en formuleer een concreet antwoord:

• Wat is mijn aanbod?
• Hoe presenteer ik die aan mijn klanten? Maak ik mijn dienst tot product?
• Wie zijn mijn (potentiële) klanten? Wat is mijn markt?
• Tegen welke prijs/uurtarief  bied ik mijn diensten aan?

Stap 3: Maak je bedrijf bekend

Het is de moeite waard meteen al een goede brainstorm te doen over jouw wijze van acquisitie op korte en langere termijn. Er is een aantal concrete acties die je kunt ondernemen om meer naamsbekendheid te krijgen. Meld je bijvoorbeeld aan bij de Gouden Gids, het Telefoonboek, of bij bedrijvengidsen op internet. Afhankelijk van de branche waarin je werkzaam bent, kan ook het opzetten van een eigen website een uitstekende reclamevorm zijn. Verder is het een mogelijkheid om een professionele mailing op te stellen voor een groep potentiële klanten, of bel er een paar op om te polsen of ze interesse hebben in jouw diensten.

Ook kun je denken aan aansluiting bij een beroeps- of branchevereniging, bijvoorbeeld vanwege de naamsvermelding in hun database en het kunnen bezoeken van (netwerk)bijeenkomsten. Benut verder je eigen netwerk: informeer kennissen, vrienden, (ex-)werkgevers, kortom iedereen uit je omgeving over de start van je praktijk. Vertel ze waar je dienstenpakket uit bestaat. Voor het contact met je eerste klanten is het overigens ook nooit weg een goede elevator pitch te ontwikkelen.

Je kunt tenslotte ook een advertentie plaatsen in vakbladen, kranten of magazines, maar dat is meestal vrij prijzig voor een freelancer. Het is overigens overbodig om buitensporige bedragen te besteden aan acquisitieacties. In de praktijk halen de meeste freelancers hun opdrachten binnen via hun netwerk.

Stap 4: Verzin een naam voor je bedrijf

Het bedenken van een pakkende bedrijfsnaam moet in het eerste stadium gebeuren. Niet alleen om je te kunnen presenteren aan klanten, maar ook vanwege de inschrijving bij de Belastingdienst en de Kamer van Koophandel.

Stap 5: Kies een rechtsvorm

Bepaal welke rechtsvorm het beste bij jou past. Dat zal in de meeste gevallen een eenmanszaak of een maatschap zijn, tenzij je niet door de fiscus en het UWV als zelfstandig ondernemer aangemerkt wilt worden.

Stap 6: Schrijf je in bij de Kamer van Koophandel en de Belastingdienst

In principe moet iedere freelancer zich inschrijven bij de KvK. De inschrijving moet plaatsvinden in de week voor of de week na de oprichting van je bedrijf. Je moet je als startende ondernemer ook aanmelden bij de Belastingdienst. Je aanmelding kan tegenwoordig tegelijkertijd met je inschrijving bij de Kamer van Koophandel. De Belastingdienst beoordeelt dan of je btw-plichtig bent en kent een btw-nummer toe.

Stap 7: Open een zakelijke rekening

Via een zakelijke rekening laat je al je zakelijke inkomsten en betalingen lopen. Een zakelijke rekening kost bij de meeste banken geld. Zoek uit welke bank voor jou het voordeligst is. Let ook op het bijbehorende dienstenpakket! Kun je bijvoorbeeld gratis telebankieren, of komt er dan weer een maandelijks bedrag bovenop?

Stap 8: Zoek een geschikte bedrijfsruimte

De meeste freelancers beginnen hun praktijk vanuit huis. Ze zijn vanwege hun diensten niet echt plaats- of persoonsgebonden en hoeven daarom niet veel na te denken over aspecten als de vestigingsplaats of een aparte bedrijfsruimte om bijvoorbeeld mensen in te ontvangen.

Als je een kantoorpand wilt huren of kopen, bijvoorbeeld via een maatschap, laat je dan informeren over de vestigingseisen bij de Kamer van Koophandel. Meestal heb je als freelancer geen vergunning nodig, maar het is goed om dit te controleren.

Stap 9: Inventariseer bedrijfsmiddelen/ benodigdheden

Maak een zo compleet mogelijk lijstje van wat je denkt aan spullen nodig te hebben bij de start van je praktijk:

Maak een reële inschatting: zijn de bovenstaande middelen echt allemaal van belang, of kun je een gedeelte schrappen? Beschik je over een computer, apparatuur, kantoorspullen, visitekaartjes, briefpapier, enveloppen? En hoe ga je het aanpakken; alles meteen zelf kopen of (gedeeltelijk) leasen? Ook kun je veel spullen heel goed tweedehands bemachtigen. De meeste aanloopkosten kun je als bedrijfskosten inboeken, waardoor je winst en de te betalen inkomstenbelasting lager uitvalt.

Denk ook na over het ontwerpen van een huisstijl en een logo. Wie wil je daar voor benaderen, of ga je liever zelf je huistijl maken? Ken je een goede drukker? Ga tenslotte na welke diensten je wilt gebruiken op het gebied van telefoon en internet. Dit scheelt je veel omslachtige wijzigingen achteraf, en dus kopzorgen. Kies je bijvoorbeeld wel of niet voor ADSL (en met of zonder domeinnaam), laat je de vaste lijn altijd doorschakelen, wil je je mobiele nummer ook op je visitekaartje laten drukken, heb je een zakelijk mobieltje nodig? Bepaal wat je voor je freelance praktijk nodig hebt aan diensten en zoek vervolgens de meest geschikte aanbieder.

Stap 10: Bepaal je algemene voorwaarden

In de algemene voorwaarden leg je als freelancer de regels en voorwaarden vast die je in je bedrijf standaard hanteert bij het aangaan van een overeenkomst. Je plaatst ze onder meer op de achterkant van je factuur. Je kunt ze ook deponeren bij de Kamer van Koophandel.

Het is overigens niet verplicht om algemene voorwaarden te hebben en het is niet verplicht ze te deponeren. Het voordeel van algemene voorwaarden is echter wel dat je niet langer met opdrachtgevers hoeft te onderhandelen over iedere aparte overeenkomst. Bovendien is alles van tevoren duidelijk vastgelegd, zodat je hier bij eventuele misverstanden en conflicten altijd naar terug kunt verwijzen.

Stap 11: Zet een administratie op

Je bent voor fiscus en UWV verplicht een eigen administratie bij te houden. Deze bestaat uit het geordend bewaren van al je financiële gegevens (facturen, kasboek, belastingaangifte, jaarrekeningen, begrotingen, btw- en urenadministratie, enzovoort).

Je kunt de boekhouding voor een deel of helemaal uitbesteden aan een administratiekantoor, boekhouder of accountant. Bekijk wat voor jou het gunstigste is. Sommige praktijken zijn zo klein dat de uitgaven voor een boekhouder niet rendabel zijn. Bovendien zijn er tegenwoordig goede en eenvoudige boekhoudprogramma’s te koop. Ook kun je overwegen om je administratie online te verzorgen, dus via een abonnement bij een administratiekantoor op internet. 

Stap 12: Zorg dat je verzekerd bent

Als ondernemer heb je geen basisverzekering voor ziekte, oudedagsvoorziening, werkloosheid en arbeidsongeschiktheid. Daarom zul je je voor dit soort risico’s zelfstandig moeten verzekeren. Welke en in welke mate is afhankelijk van verschillende factoren. Een must voor freelancers is bijvoorbeeld de ziektekostenverzekering en bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering. Maar of je wel of niet een arbeidsongeschiktheidsverzekering of pensioenregeling wilt en moet afsluiten, hangt af van je persoonlijke situatie en opvattingen. Laat je in ieder geval goed informeren over de kwaliteit, het aanbod, de prijs en deskundigheid van verschillende verzekeraars. Als je er zelf niet uitkomt, kun je ook hiervoor een goede verzekeringsadviseur inschakelen. 

Let op: Verzekeren arbeidsongeschiktheid en ziekte via UWV

Je kunt je bij het UWV tegen dezelfde voorwaarden laten verzekeren voor ziekte en arbeidsongeschiktheid, als werknemers. Dan alleen de eerste maand na het opzeggen van je arbeidscontract of uitkering! Zoek dus snel uit of dit voor jou gunstig is! Daarna kan het niet meer, en kun je alleen nog terecht bij particuliere aanbieders.

Stap 13: Regel huwelijksvoorwaarden, samenlevingscontract, testament

Tenslotte moet er het een en ander worden geregeld aangaande je privésituatie en het ondernemerschap. Als je bijvoorbeeld getrouwd bent, kun je bekijken of je dit wel of niet op huwelijkse voorwaarden wilt zijn (dus niet in gemeenschap van goederen). Het is ook belangrijk om een eventueel samenlevingscontract laten opstellen voor jou en je partner en een testament. Dit is belangrijk gezien de rechtspositie die je als ondernemer hebt. Ga over deze zaken eens praten met een notaris.

Auteur: Vera van Dijk